アドレス帳の整理

私のワークスタイルで、いつまでも喉に魚の骨が引っかかったような状態のまま放っ散らかしにしていたアドレス帳をようやくスッキリと整理することができました。アドレス帳と言ってもPCや携帯電話内のアドレス帳のことであります。

【私のアドレス帳の問題点】

・auのガラケー(旧来の携帯電話)に入っているアドレス帳とsoftbankのiPhoneのアドレス帳が統一がとれてなく、統一を取ろうとしてもガラケーの操作性の悪さやアドレスファイルの共有性において非常に困難。

・Gmailに連絡先というアドレス帳機能がありその中のアドレスと携帯、スマートフォンのアドレスとの統一が全くとれていない。

・ガラケーの中のアドレス帳に同じ人物のが複数あったりとガラケー内部でもおかしな状態になっていた。

【解決に至った経緯】

・今回、auのガラケーをiPhoneに機種変更したため、auとsoftbankの2つのiPhoneになったのでauのiPhoneアドレスとsoftbankのiPhoneアドレスの統一が図れるようになった。

・Gmailの連絡先の機能が驚異的にアップしたので整理がしやすくなった。

【これまでおこなった解決手順】

①auのガラケーのアドレス帳をauのiPhoneに移設。これはauショップのお兄さんが手順を教えてくれる。

②au、softbankの両iPhoneの設定でアドレス帳をiCloudに同期させる。iCloudに同期させるとau、softbankの両iPhoneのアドレスがiCloud内に集合する。この時点でiCloud内は玉石混交とした状態になりiCloud内は同じ名前のアドレスなどの編集機能がないので整理するのは果てしなく時間がかかる。ですが、私の場合iPhone2台とiPadを1台持っているのでiCloudで同期を取ったことで3台とも同じアドレス帳にはなりました。

③現時点で玉石混交としたiCloudのアドレス帳と、これまた玉石混交としたGmailのアドレス帳という状況になりました。

④iCloudのアドレス帳もGmailのアドレス帳も両方vcardというファイル形式でインポート、エクスポートできるのがわかりました。また、Gmailのアドレス帳は同じ人物のアドレスを自動認識してくれるので向こうから同じ人物を統一しますか?と聞いてくる。統一したいアドレスにチェックを入れるとあっという間に整理されてしまうことがわかりました。

⑤iCloudとGmailのアドレスを整理し統一を図るため、まずiCloudのアドレス帳ファイルをエクスポートし、Gmailのアドレス帳でそれをインポートすれば両方のアドレスファイルがGmail内で1つになるということになります。しかし、GmailからiCloudに持っていくという逆の操作をしてしまうと、iCloudのアドレス帳には同じ人物を統一する機能がないのでさらに混沌とした状態になってしまいます。Gmailのアドレス帳にはさらにうれしい機能があって、誤って操作してアドレスを消してしまったとかのために時間をさかのぼって元に戻してくれるのです。私の場合、操作を誤ってわけのわからない状態に一度陥ったのですが、何分か前にさかのぼったらスッキリ元に戻りました。これは、バックアップ機能としては最高だと感じました。

⑥スッキリ整理されたGmailのアドレス帳のファイルを今度はエクスポートし、iCloudの中身を一旦全部削除してiCloudの中にインポートします。これでGmailとiCloudが全く同じ整理されたアドレスになるということになります。なのでGmailとiPhone、iPadが全て同じ整理されたアドレスになったということです。そしてiCloudのアドレス帳はPCからも見れるのでブラウザに一発アクセスできるようにショートカットキーを配置すれば、紙のアドレス帳を開かなくても常に最新のアドレスが瞬時に見れるということになります。

これで、PCからでもiPhoneからでもアドレス帳を更新すればどこからアクセスしても最新の同期がとれたものとなります。ただ、Apple系とGmailとはどうしても同期が取れないので、Gmailの方はiCloudのバックアップ及びiCloudが混沌としてきた時の整理編集用として使えばいいでしょう。Gmailの連絡帳だけに個別に追加してもiCloudのファイルをGmailの方に取り込んで合体させてそれをまた全てアドレスを削除したiCloudに戻せば統一を図れます。定期的にこの操作を行えばいいでしょう。

そして、さらに便利なグッズをみつけました。WorldCard Mobile - 名刺認識管理というアプリをiPhoneに導入したのですが、今まで困っていた名刺管理と名刺の情報を手打ち入力する面倒くささを一掃してくれるアプリです。名刺の写真を撮るとその中の住所や電話番号を画像認識してくれるのでいちいち手打ち入力しなくて済むのです。しかも認識力が高い!少しの修正は必要ですが、これはすごい。さらに凄いことはそのアプリの設定でiCloudに同期するように設定しておけば、名刺の写真を撮ればアドレス情報がiCloudにアップされるのでさらにアドレス管理が楽になります。

仕事をこなしていく中でアドレスというのは大事であります。私のアドレスが整理されたことでかつてないほどの爽快感を味わっています。これからはアドレス管理が楽しくなりそうです。

ブラウザで見たiCloudアドレス帳画面

Gmailアドレス帳画面

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